Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

UniCom•AINS gGmbH Am Vögenteich 25 D-18055 Rostock Telefon: +49 (0) 381 33797416 E-Mail: Vertreten durch den Geschäftsführer Prof. Dr. Jan Roesner

2. Datenschutzbeauftragter

Die UniCom•AINS gGmbH ist nach den gesetzlichen Vorgaben nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet und hat keinen benannt. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Dabei gelten die Grundsätze der Datensparsamkeit, Zweckbindung und Transparenz. Als Rechtsgrundlagen kommen in Betracht:

6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Sie haben in die Verarbeitung eingewilligt (z. B. durch das Anhaken der Datenschutz-Checkbox in einem Formular).
6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher bzw. vertragsbezogener Maßnahmen erforderlich (z. B. Abwicklung eines Widerrufs Ihrer Kongressbuchung).
6 Abs. 1 lit. c DSGVO – die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
6 Abs. 1 lit. f DSGVO – die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen (z. B. sicherer und stabiler Betrieb der Website, Verbesserung unserer Veranstaltung).

Einwilligung und Widerruf der Einwilligung

Soweit wir für eine Verarbeitung Ihre Einwilligung einholen, erfolgt dies ausdrücklich und dokumentiert (etwa über eine Checkbox, die nicht vorausgefüllt ist). Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dazu genügt eine formlose Mitteilung an . Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

4. Hosting und Auftragsverarbeitung

Diese Website wird auf Servern des folgenden Dienstleisters betrieben:

pxMEDIA.de GmbH Grubenstraße 20 D-18055 Rostock

Beim Besuch der Website werden auf den Servern des Hosters automatisch die unter Ziffer 5 beschriebenen Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Der Hoster verarbeitet diese Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen; mit ihm besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Server befinden sich in Deutschland; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website erfasst der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt (Server-Logfiles). Dies sind:

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
Zugriffsstatus (z. B. Datei übertragen, Datei nicht gefunden)
Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem
zuvor besuchte Seite (Referrer-URL)

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht zur Identifizierung einzelner Personen ausgewertet. Die Verarbeitung dient der Systemsicherheit, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden nach kurzer Frist – spätestens nach 30 Tagen – automatisch gelöscht, sofern nicht ein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

6. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken ein und bindet keine Dienste Dritter ein, die solche Cookies setzen. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Es können ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Speichereinträge im Browser zum Einsatz kommen, ohne die einzelne Funktionen nicht bereitgestellt werden können – etwa beim Zugriff auf einen passwortgeschützten Bereich (z. B. unsere Feedback-Seite), damit Sie das Passwort nicht auf jeder Unterseite erneut eingeben müssen. Diese Einträge enthalten keine personenbezogenen Daten, werden nicht an Dritte übermittelt und spätestens mit dem Schließen des Browsers bzw. nach kurzer Frist gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies generell abgelehnt oder nur im Einzelfall erlaubt werden und dass gespeicherte Cookies beim Schließen gelöscht werden. Bei einer Deaktivierung kann die Funktionalität passwortgeschützter Bereiche eingeschränkt sein.

7. Schriftarten (Webfonts)

Zur einheitlichen Darstellung verwendet diese Website die Schriftarten „Cormorant Garamond“ und „Inter“. Diese Schriften werden lokal auf unserem Server bereitgestellt. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern findet beim Laden der Schriften nicht statt; es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für eventuelle Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag (etwa Ihre Kongressteilnahme) bezogen ist, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Formulare auf dieser Website

a) Widerrufsformular

Über unser Widerrufsformular können Sie von einer Kongressbuchung zurücktreten. Dabei verarbeiten wir folgende Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Buchungsdatum, Rechnungsnummer sowie optionale Anmerkungen. Zusätzlich speichern wir Datum und Uhrzeit der Übermittlung.

Zweck ist die Entgegennahme, Zuordnung und Abwicklung Ihres Widerrufs sowie die Bestätigung des Eingangs an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des Vertragsverhältnisses). Vor dem Absenden bestätigen Sie durch das Anhaken der Datenschutz-Checkbox, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben; ohne diese Bestätigung kann das Formular nicht versendet werden.

Speicherdauer: Die Daten werden für die Dauer der Abwicklung gespeichert und anschließend gelöscht, soweit nicht handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre, § 257 HGB, § 147 AO) eine längere Aufbewahrung der buchungsbezogenen Unterlagen verlangen.

b) Feedback-Formular

Über unser passwortgeschütztes Feedback-Formular können Teilnehmende uns Rückmeldungen zum Symposium übermitteln. Die Angaben können vollständig anonym erfolgen; die Nennung Ihres Namens ist freiwillig. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Freitexte, gegebenenfalls Ihr Name und Ihre Gesamtbewertung sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung.

Zweck ist die Auswertung der Rückmeldungen zur Verbesserung künftiger Symposien. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung unserer Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); soweit Sie freiwillig Ihren Namen angeben, beruht die Verarbeitung dieser Angabe auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Speicherdauer: Feedback-Daten werden nach Abschluss der Auswertung, spätestens 24 Monate nach der jeweiligen Veranstaltung, gelöscht oder anonymisiert.

c) Technischer Ablauf und Empfänger

Die Formulare werden mit dem WordPress-Plugin „Contact Form 7“ betrieben. Die Eingaben werden per E-Mail an das Kongresssekretariat der UniCom•AINS gGmbH übermittelt und dort zweckgebunden verarbeitet; eine dauerhafte Speicherung in der Website-Datenbank erfolgt nicht. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

d) Spamschutz (Bild-Captcha)

Zum Schutz vor automatisierten Eingaben verwenden die Formulare ein Bild-Captcha, bei dem Sie ein Symbol auswählen. Das Captcha wird lokal auf unserem Server erzeugt und geprüft; es werden keine Daten an externe Captcha-Anbieter übermittelt. Die technisch erforderliche Zwischenspeicherung der Lösung erfolgt sitzungsbezogen und wird nach dem Absenden verworfen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Schutz vor Missbrauch).

10. Verlinkungen und Downloads

Unsere Website enthält Verlinkungen zu externen Websites (etwa zu Fachgesellschaften, Veranstaltungsorten oder dem Teilnehmerportal) sowie Downloads von Dokumenten (z. B. Programmübersicht, Teilnahmebedingungen als PDF). Beim Anklicken eines externen Links verlassen Sie unsere Website; für die Datenverarbeitung dort ist der jeweilige Anbieter verantwortlich. Beim Abruf eines Downloads von unserem Server fallen lediglich die unter Ziffer 5 genannten Logdaten an.

11. Empfänger und Weitergabe von Daten

Innerhalb der UniCom•AINS gGmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die sie zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Externe Empfänger sind ausschließlich:

unser Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Ziffer 4),
Stellen, an die wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtung Daten übermitteln müssen (z. B. Finanzbehörden).

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt. Ein Verkauf oder eine sonstige kommerzielle Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nicht.

12. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung nicht ausdrücklich eine Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen; in diesem Fall wird die Verarbeitung auf die Aufbewahrung beschränkt.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die verarbeiteten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung,
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an oder an die unter Ziffer 1 genannte Postanschrift.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern Werderstraße 74a 19055 Schwerin Web: datenschutz-mv.de

14. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Nutzung dieser Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit Sie unsere Formulare nutzen, ist die Angabe der als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten erforderlich, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können; ohne diese Angaben können wir die jeweilige Anfrage nicht entgegennehmen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Datensicherheit

Diese Website nutzt zur Übertragung aller Inhalte und Formulardaten eine SSL-/TLS-Verschlüsselung, erkennbar am Schloss-Symbol in der Adresszeile und an der Adresse „https://“. Darüber hinaus setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff Unberechtigter zu schützen. Diese Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

16. Foto-, Video- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen

Im Rahmen unserer Veranstaltungen – insbesondere des Internationalen AINS-Symposiums – können Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt werden. Auf dieser Website veröffentlichen wir daraus vor allem Fotografien vergangener Symposien (etwa im Bereich „Rückblick“) sowie Porträts der Wissenschaftlichen Leitung und von Referentinnen und Referenten.

Zwecke der Aufnahmen

Die Aufnahmen dienen insbesondere

der Dokumentation der Veranstaltung,
der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Website, Programme, Berichte),
der Nachberichterstattung und der Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von

6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) an der Außendarstellung und Dokumentation unserer Veranstaltungen; bei Übersichts- und Stimmungsaufnahmen stehen einzelne Personen dabei nicht im Vordergrund,
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), insbesondere bei gezielten Aufnahmen von Einzelpersonen (z. B. Referentenporträts, Interviews). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Ergänzend gelten die §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG), wonach Bildnisse von Versammlungen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben, ohne Einwilligung verbreitet werden dürfen.

Veröffentlichung

Aufnahmen können veröffentlicht werden, insbesondere

auf dieser Website,
in Programmen und Veranstaltungsunterlagen,
in Berichten und Publikationen,
in sozialen Medien.

Sofern wir Aufnahmen in sozialen Netzwerken veröffentlichen, kann eine Übermittlung an den jeweiligen Netzwerkbetreiber und in Drittländer außerhalb der EU/des EWR stattfinden; hierfür gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Netzwerks. Auf dieser Website selbst sind keine sozialen Netzwerke eingebunden.

Speicherdauer

Aufnahmen werden für die Dauer der genannten Zwecke gespeichert. Auf der Website veröffentlichte Aufnahmen bleiben in der Regel bis zur Ablösung durch aktuelle Aufnahmen bzw. bis zur Neugestaltung der Website online; zu Dokumentationszwecken werden sie darüber hinaus archiviert.

Widerspruch und Entfernung

Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, teilen Sie dies bitte vor Ort dem Fotografen bzw. dem Kongressbüro mit. Gegen die Veröffentlichung einer Aufnahme, auf der Sie erkennbar sind, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO); eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dazu formlos an . Wir entfernen die betreffende Aufnahme zeitnah von der Website und aus künftigen Veröffentlichungen, soweit nicht zwingende schutzwürdige Gründe entgegenstehen. Bereits verbreitete gedruckte Unterlagen können nachträglich nicht mehr zurückgerufen werden.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unseres Angebots abzubilden – etwa bei der Einführung neuer Funktionen oder Dienste. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: September 2026